Polityka Zgłaszania Naruszeń i Ochrony Sygnalistów Toruńskich Zakładów Graficznych Zapolex Sp. z o.o. 
27 czerwca 2024 roku

Część ogólna

1. Celem Polityki zgłaszania naruszeń oraz ochrony sygnalistów jest wdrożenie procedury postępowania w przypadku zgłoszeń naruszeń wewnętrznych zgodnie z Dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Niniejsza polityka określa procedury zgłaszania oraz rozpatrywania zgłoszeń nieprawidłowości w miejscu pracy oraz zapewnienia ochrony sygnalistom przed działaniami odwetowymi.
2. Wszyscy pracownicy są zobowiązani stosować Politykę.
3. Podmiot i wszyscy pracownicy, bez względu na zajmowane stanowisko, powinni dążyć do należytego i zgodnego z obowiązującym prawem wykonywania swoich obowiązków służbowych oraz przeciwdziałania i eliminowania wszelkich nieprawidłowości, szczególnie nadużyć prawa niezależnie od jego rodzaju.
4. Żadne postanowienie Polityki nie wyłącza lub nie ogranicza praw i obowiązków wskazanych w Ustawie lub Dyrektywie.
5. Załącznikami do Polityki są następujące dokumenty, które stanowią uszczegółowienie zasad i procedur:
   1. Załącznik nr 1 – Wzór upoważnienia dla osób powołanych do pracy we właściwych jednostkach do  realizacji obowiązków wynikających z systemu ochrony sygnalistów;
   2. Załącznik nr 2 – Wzór rejestru zgłoszeń wewnętrznych;
   3. Załącznik nr 3 – Klauzula informacyjna dla sygnalisty;
   4. Załącznik nr 4 – Klauzula informacyjna dla osoby, której dotyczy zgłoszenie;
   5. Załącznik nr 5 – Klauzula informacyjna dla innej osoby niż sygnalista, lub osoba której dotyczy zgłoszenie;

2. Definicje

1. Określenia użyte w niniejszej Polityce mają następujące znaczenie:

1. „Dyrektywa” – oznacza Dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii;
2. „działania następcze” oznaczają działania podjęte przez odbiorcę zgłoszenia lub właściwy organ w celu oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz, w stosownych przypadkach, w celu zaradzenia naruszeniu będącemu przedmiotem zgłoszenia, w tym poprzez takie działania, jak dochodzenie wewnętrzne, postępowanie wyjaśniające, wniesienie oskarżenia, działania podejmowane w celu odzyskania środków lub zamknięcie procedury.
3. „działania odwetowe” oznaczają bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie mające miejsce w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem wewnętrznym lub zewnętrznym lub ujawnieniem publicznym i które wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę dla osoby dokonującej zgłoszenia, jak w szczególności odmowa nawiązania stosunku pracy lub zawarcia umowy, wypowiedzenie lub rozwiązanie stosunku pracy lub umowy,  czy obniżenie wysokości wynagrodzenia za pracę, w tym także kierowanie gróźb o wyciągnięciu negatywnych konsekwencji;
4. informacji o naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Podmiocie, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa
5. „informacje zwrotne” oznaczają przekazanie osobie dokonującej zgłoszenia informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych i na temat powodów tych działań następczych;
6. „kontekst związany z pracą” – należy przez to rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Podmiocie lub na rzecz Podmiotu, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;
7. „naruszenie prawa” – jest to działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem, lub mające na celu obejście prawa dotyczące:
   1. korupcji;
   2. zamówień publicznych;
   3. usług, produktów i rynków finansowych;
   4. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
   5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
   6. bezpieczeństwa transportu;
   7. ochrony środowiska;
   8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
   9. bezpieczeństwa żywności i pasz;
   10. zdrowia i dobrostanu zwierząt;
   11. zdrowia publicznego;
   12. ochrony konsumentów;
   13. ochrony prywatności i danych osobowych;
   14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
   15. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
   16. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
   17. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1–16.
8. „osoba, której dotyczy zgłoszenie” oznacza osobę fizyczną lub prawną, która jest wskazana w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia lub z którą osoba ta jest powiązana
9. „osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia” oznacza osobę fizyczną, która pomaga osobie dokonującej zgłoszenia w tej czynności w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie może zostać ujawniona.
10. „osoba powiązana z sygnalistą” – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub członka rodziny sygnalisty;
11. „podmiot” oznacza Toruńskie Zakłady Graficzne Zapolex Sp. z o.o. z siedzibą w Toruniu, przy ul. Generała Sikorskiego 2/4, 87-100 Toruń, zarejestrowaną w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Toruniu, VII Wydział Gospodarczy – Krajowy Rejestr Sądowy, pod numerem KRS 37458, NIP 8791981227, REGON: 870580021; 
12. „polityka” oznacza niniejszy dokument wraz z załącznikami;
13. „pracownik” oznacza osobę wykonującą pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie lub na rzecz podmiotu;
14. „ujawnienie publiczne” lub „ujawniać publicznie” oznacza podanie do wiadomości publicznej informacji na temat naruszeń
15. „sygnalista” oznacza osobę fizyczną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje na temat naruszeń uzyskane w kontekście związanym z wykonywaną przez nią pracą, niezależnie od tego czy informacja o naruszeniu prawa została uzyskana przed, w trakcie, lub po nawiązaniu stosunku prawnego z Podmiotem;
16. „Ustawa” ustawa, która po wejściu w życie do porządku prawnego będzie regulować warunki objęcia ochroną sygnalistów, środki ich ochrony, zasady ustalania wewnętrznej procedury zgłaszania informacji o naruszeniach, zasady zgłaszania informacji o naruszeniach organowi publicznemu, zasady publicznego ujawniania informacji o naruszeniach prawa, oraz inne kwestie związane z ochroną sygnalistów;
17. „właściwy organ” oznacza organ krajowy wyznaczony do przyjmowania zgłoszeń przekazywania informacji zwrotnych osobie dokonującej zgłoszenia lub wyznaczony do wykonywania obowiązków przewidzianych w niniejszej dyrektywie, w szczególności w odniesieniu do działań następczych.
18. „zgłoszenie” oznacza ustne lub pisemne zgłoszenie wewnętrzne lub zgłoszenie zewnętrzne, przekazane zgodnie z wymogami określonymi w ustawie;
19. „zgłoszenie wewnętrzne”  oznacza ustne lub pisemne przekazanie informacji na temat naruszeń w obrębie Podmiotu.
20. „zgłoszenie zewnętrzne” oznacza ustne lub pisemne przekazanie informacji na temat naruszeń właściwym organom

2. W razie niezgodności definicji z Ustawą lub wątpliwości co do znaczenia definicji, treść definicji należy wykładać tak, aby była ona zgodna z definicją wskazaną w Ustawie.

3.  Ochrona sygnalistów  

1. Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
2. Wobec sygnalisty, osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia, czy osób powiązanych z sygnalistą, nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań. W przypadku wystąpienia działań odwetowych pracownik powinien zgłosić ten fakt w oparciu o sposoby zgłaszania naruszeń wynikające z postanowień niniejszej Polityki.
3. Wszyscy pracownicy są zobowiązani do reagowania na potencjalne zachowania odwetowe wobec sygnalisty niezależnie od faktu, czy jest on ujawnionym, czy domniemanym sygnalistą. W szczególności zaleca się:
   1. odmowę udziału lub wspierania działań zawierających elementy dyskryminacji, mobbingu lub innych niepożądanych zachowań;
   2. podejmowanie działań mających na celu stosowanie zasad dobrej i życzliwej współpracy w relacjach z innymi pracownikami, co obejmuje szanowanie ich godności i innych dóbr osobistych;
   3. zachowanie bezwzględnej poufności przez pracowników zespołów przyjmujących i badających zgłoszenia naruszeń prawa lub wewnętrznych procedur;
   4. uczestnictwo w szkoleniach organizowanych przed Podmiot z zakresu ochrony sygnalistów;
   5. niezwłoczne powiadomienie jednostki wyznaczonej do przyjmowania zgłoszeń o zauważonych działaniach odwetowych;
4. Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych ma prawo do odszkodowania i prawo do zadośćuczynienia.
5. Wszelkie działania polegające na dokonaniu zgłoszenia w złej wierze, mające charakter świadomego pomawiania kogokolwiek o naruszenie prawa jest zabronione i spotka się z odpowiednim i adekwatnym do powagi naruszenia działaniem Podmiotu. Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez sygnalistę, ma prawo do odszkodowania i zadośćuczynienia od sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.
6. Zgłoszenie naruszenia prawa nie wyklucza możliwości podjęcia przez Podmiot stosownej decyzji kadrowej w sytuacji, gdy sygnalista jako jeden ze sprawców uczestniczył w naruszeniu, które jest przedmiotem zgłoszenia lub dopuścił się innego naruszenia niezwiązanego z przedmiotem zgłoszenia. Zgłoszenie przez sygnalistę naruszenia nie wyłącza odpowiedzialności takiej osoby za własne czyny, aczkolwiek będzie wzięte pod uwagę przy podejmowaniu stosownych środków, adekwatnych do powagi naruszenia.  
7. Podmiot ma obowiązek chronić dane osobowe sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu, a w szczególności nie może w żaden sposób ujawniać danych osobowych nieupoważnionym osobom, chyba że osoby te wyrażą na to wyraźną zgodę. Powyższe pozostaje bez uszczerbku dla przepisów pozwalających na ujawnienie takich danych przez organy publiczne w uzasadnionych przypadkach objętych przepisami Ustawy.
8. Postanowienia niniejszego rozdziału stosuje się odpowiednio do osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą.

4. zgłaszanie naruszeń – postanowienie ogólne

1. Sygnalista, w razie powzięcia informacji o naruszeniu prawa, może dokonać:
   1. zgłoszenia wewnętrznego;
   2. zgłoszenia zewnętrznego;
   3. ujawnienia publicznego.
2. W pierwszej kolejności sygnalista powinien dokonać zgłoszenia wewnętrznego, chyba że uważa ze naruszeniu prawa nie można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej Podmiotu, lub że zachodzi ryzyko działań odwetowych. Jeżeli sygnalista decyduje się na zgłoszenie wewnętrzne powinien zapoznać się z klauzulą informacyjną dotyczącą przetwarzania jego danych osobowych w związku ze zgłoszeniem, która stanowi Załącznik nr 3 do Polityki.
3. Wszystkie jednostki wyznaczone do spraw związanych z sygnalistami podejmują wszelkie działania do tego, aby uchronić sygnalistę, osobę, której dotyczy zgłoszenie, a także osobę trzecią wskazaną w zgłoszeniu, przed ujawnieniem ich tożsamości osobom nieupoważnionym. Zakazane jest w szczególności:
   1. rozmawianie o sprawie z osobą nieupoważnioną w miejscu pracy i poza miejscem pracy, wszelkimi kanałami komunikacji;
   2. umożliwienie osobie nieupoważnionej zapoznanie się ze sprawą, np. poprzez zostawienie na biurku bez nadzoru dokumentów, notatek, czy poprzez niezabezpieczenie elektronicznych nośników informacji takich jak laptop, czy telefon;
   3. udzielenie informacji podmiotom zewnętrznym na temat sprawy bez uprzedniej weryfikacji, że podmiot ten jest upoważniony, lub uprawniony do otrzymania stosownej informacji.

W razie wątpliwości, czy dana osoba jest upoważniona do przetwarzania informacji związanych ze sprawą, osoba która żąda dostępu do informacji jest zobowiązana do przedstawienia stosownego upoważnienia, lub podstawy, na jakiej żąda określonych informacji.  

4. Jeżeli zgłoszenie wewnętrze zostało przyjęte przez osobę nieupoważnioną osoba ta jest obowiązana do:
   1. nieujawniania informacji mogących skutkować ustaleniem tożsamości sygnalisty lub osoby, której dotyczy zgłoszenie;
   2. niezwłocznego przekazania zgłoszenia jednostce wyznaczonej do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych albo Prezesowi Zarządu – bez wprowadzania zmian w tym zgłoszeniu.
5. Każda osoba, która wchodzi w skład jednostki wyznaczonej do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych lub jednostki wyznaczonej do podejmowania działań następczych, przed przystąpieniem do wykonywania zadań związanych z ochroną sygnalistów, musi otrzymać pisemne upoważnienie od Podmiotu, w zasadniczym stopniu zgodne ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszej Polityki. Upoważnienie nadaje osoba uprawniona do reprezentacji Podmiotu.
6. Wszelkie zgłoszenia będą skrupulatnie badane, a wobec ujawnionych nieprawidłowości Podmiot zastosuje odpowiednie do powagi naruszenia środki, w tym środki dyscyplinarne.
7. W przypadku wycofania zgłoszenia przez sygnalistę mając uzasadnione podejrzenie występowania nieprawidłowości Podmiot może podjąć niezależne działania sprawdzające. Na podstawie wyników działań sprawdzających Podmiot podejmuje decyzję co do dalszego trybu postępowania.

5. procedura zgłoszeń wewnętrznych  

1. Jednostką wyznaczoną do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych jest Pani Ewa Kaczmarek (kadrowa).
2. Sygnalista może dokonać zgłoszenia wewnętrznego (przekazać zgłoszenie wewnętrzne) poprzez:
   1. zgłoszenie wewnętrzne ustne;
   2. zgłoszenie wewnętrzne pisemne,

adresowane do jednostki wyznaczonej do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, chyba osoba ta w ocenie sygnalisty nie gwarantuje zachowania zasad prawidłowego postępowania, w tym w szczególności niezależności lub bezstronności. W takiej sytuacji zgłoszenie powinno być skierowane do Prezesa Zarządu, który pełni obowiązki jednostki wyznaczonej do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych.

3. Zgłoszenie wewnętrzne ustne może być dokonane:
   1. telefonicznie pod numerem telefonu +48 607 140 016 tj. za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej, z której to rozmowy jednostka wyznaczona do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych sporządza protokół odtwarzający dokładny przebieg rozmowy, podlegający sprawdzeniu, poprawieniu i zatwierdzeniu przez sygnalistę poprzez jego podpisanie (w tym co najmniej w formie dokumentowej).
   2. podczas bezpośredniego spotkania – wyłącznie na wniosek sygnalisty (tj. Podmiot nie jest uprawniony do żądania takiego spotkania – zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku w tym przedmiocie przez jednostkę wyznaczoną do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych. W takim przypadku – zgodnie z wyborem sygnalisty – spotkanie dokumentuje się w formie:
      1. nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, albo
      2. protokołu spotkania, odtwarzającego dokładny przebieg tego spotkania, przygotowanego przez jednostkę wyznaczoną do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, podlegającego sprawdzeniu, poprawieniu i zatwierdzeniu przez sygnalistę poprzez jego podpisanie.
4. Zgłoszenie wewnętrzne pisemne może być dokonane:
   1. w postaci papierowej, czy to poprzez osobiste złożenie zgłoszenia wewnętrznego, czy poprzez zaadresowanie przesyłki pocztowej na adres Podmiotu z wyraźnym wskazaniem, że adresatem  – do rąk własnych – jest Pani Ewa Kaczmarek. Taka korespondencja nie podlega otwarciu przez jakąkolwiek osobę spoza jednostki wyznaczonej do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych i w razie wejścia w jej posiadanie przez inną osobę powinna być ona niezwłocznie przekazana do tej jednostki.
   2. elektronicznej na adres jednostki wyznaczonej do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych tj. sygnalisci@zapolex.pl.
5. Zaleca się, aby zgłoszenie wewnętrzne zawierało co najmniej:
   1. informację o naruszeniu prawa, ze wskazaniem co najmniej:
      1. na czym polega naruszenie prawa;
      2. kto dopuścił się naruszenia;
      3. kiedy miało miejsce naruszenie prawa;
      4. kiedy została powzięta informacja o naruszeniu prawa;
   2. adres do kontaktu sygnalisty, tj. adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej.
6. Zgłoszenie wewnętrzne może dotyczyć także naruszenia zasad bezpieczeństwa informacji obowiązujących w firmie, chronionych zgodnie z Polityką Bezpieczeństwa Informacji, w tym w szczególności naruszenia, lub zagrożenia dla tajemnic przedsiębiorstwa Podmiotu.  
7. Podmiot przyjmuje zgłoszenia anonimowe wyłącznie na adres e-mail:  sygnalisci@zapolex.pl. Zgłoszenia nadesłane inną drogą, niż na adres e-mail nie będą rozpatrywane. W celu zachowania anonimowości zgłaszający może stworzyć fikcyjny adres e-mail wyłącznie na potrzeby dokonania zgłoszenia.
8. Jednostka wyznaczona do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych potwierdza sygnaliście przyjęcie zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu na który należy przekazać zgłoszenie. Wraz z potwierdzeniem przyjęcia zgłoszenia jednostka wewnętrzna przedstawia sygnaliście klauzulę informacyjną na temat przetwarzania danych osobowych sygnalisty, która stanowi Załącznik nr 3 do Polityki.
9. Jednostka wyznaczona do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia, rozpoczyna pracę jako jednostka wyznaczona do podejmowania działań następczych, chyba że zgłoszenie dotyczy osób związanych z jednostką wyznaczoną do podejmowania działań następczych.
10. W przypadku, o którym mowa w pkt. 9 powyżej, jednostka wyznaczona do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych przekazuje sprawę Prezesowi Zarządu. W takiej sytuacji Prezes Zarządu powołuje zespół ad hoc do przeprowadzenia procedury związanej ze zgłoszeniem uważając, aby zespół ten i powołani w jego skład ludzie spełniał wszystkie przesłanki określone w Dyrektywie i Ustawie. Zespół ten przejmuje obowiązki jednostki wyznaczonej do podejmowania działań następczych. Postanowienie to stosuje się odpowiednio w sytuacji, gdy zgłoszenie wewnętrzne dotyczy kogokolwiek z jednostki wyznaczonej do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych (tj. zgłoszenie w takiej sytuacji może nastąpić bezpośrednio do Prezesa Zarządu).
11. Niezależnie od zgłoszenia wewnętrznego sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego. Więcej informacji na ten temat znajduje się w rozdziale VII.
12. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

6. Szczegółowe zadania uprawnienia jednostki wyznaczonej do podejmowania działań następczych w ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych

1. Zadaniem jednostki wyznaczonej do podejmowania działań następczych jest podjęcie wszelkich działań następczych, jakie okażą się konieczne do prawidłowej realizacji obowiązków nałożonych na Podmiot przez obowiązujące przepisy prawa dotyczące ochrony sygnalistów, w tym przede wszystkim jednostka ocenia prawdziwość zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz podejmuje działania w celu zaradzenia naruszeniu będącemu przedmiotem zgłoszenia. W szczególności jednostka:
   1. przeprowadza dochodzenie wewnętrzne, w ramach którego:
      1. wysłuchuje sygnalistę;
      2. występuje do sygnalisty o przekazanie dodatkowych informacji, jeżeli okażą się konieczne;
      3. bada wszelkie dokumenty, jakie są niezbędne do realizacji celu, w tym wiadomości e-mail, sms, zdjęcia itp.
      4. wysłuchuje pracowników, lub wysłuchuje inne osoby, które mogą mieć wiedzę o naruszeniu prawa będącym przedmiotem zgłoszenia;
      5. wysłuchuje osobę, której dotyczy zgłoszenie;
      6. sporządza notatki i protokoły z przeprowadzonych czynności, w tym przede wszystkim z wysłuchania osób.
   2. rekomenduje działania zmierzające do odzyskania środków Podmiotu;
   3. zamyka procedurę;
2. Jednostka wyznaczona do podejmowania działań następczych podejmuje czynności w ustalonej przez siebie kolejności, bacząc aby w jak największym stopniu osiągnąć cele dochodzenia.
3. Jednostka wyznaczona do podejmowania działań następczych działa zgodnie z zasadami:

1. działania bez zbędnej zwłoki,
2. zachowania należytej staranności;
3. poufności,
4. obiektywności,
5. bezstronności,
6. niezależności,
7. ukierunkowania na wszechstronne wyjaśnienie stanu faktycznego.

4. Jeżeli w toku postępowania okaże się, że jakakolwiek osoba z jednostki wyznaczonej do podejmowania działań naprawczych może stwarzać uzasadnione wątpliwości co do braku spełnienia  którejkolwiek z zasad określonych powyżej, osoba ta podlega wyłączeniu z dalszego prowadzenia sprawy, na podstawie własnej decyzji lub decyzji Prezesa Zarządu.
5. Pracownicy mają obowiązek stosowania się do poleceń jednostki wyznaczonej do podejmowania działań następczych w ramach dochodzenia wewnętrznego. W przypadku, gdy pracownik nie stosuje się do poleceń, jednostka powiadamia niezwłocznie bezpośredniego przełożonego pracownika, a w stosownych wypadkach Prezesa Zarządu.
6. Jednostka wyznaczona do podejmowania działań następczych może zobowiązać wytypowanego przez siebie pracownika do złożenia wyjaśnień, związanych z przedmiotem zgłoszenia wyznaczając termin i formę spotkania. Stawiennictwo na spotkaniu jest obowiązkowe i odbywa się na polecenie służbowe. Pracownik jest zwolniony z obowiązków zawodowych na czas koniecznych czynności podejmowanych w ramach postępowania, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia.
7. Jednostka wyznaczona do podejmowania działań następczych podaje osobom, których dotyczą działania następcze, informacje na temat przetwarzania danych osobowych w związku ze zgłoszeniem, dokładając wszelkiej staranności, aby z wyjątkiem przewidzianych w Ustawie przypadków, nie ujawniać tym osobom danych osobowych sygnalisty oraz innych osób związanych ze zgłoszeniem. Jednostka wyznaczona do podejmowania działań następczych przedstawia:
   1. osobie, której dotyczy zgłoszenie – klauzulę informacyjną, stanowiącą Załącznik nr 4 do Polityki, bacząc jednak by moment przekazania informacji nie wpłynął negatywnie na podejmowane działania następcze, z zachowaniem terminów, o których mowa w art. 14 ust. 3 RODO.
   2. innej osobie, niż sygnalista lub osoba, której dotyczy zgłoszenie – klauzulę informacyjną, stanowiącą Załącznik nr 5 do Polityki.   
8. Postępowanie kończy się wydaniem raportu zawierającego opis zgłoszenia, ustalenia faktyczne, ocenę zasadności zgłoszenia oraz wnioski i rekomendacje odnośnie dalszych działań. Rekomendacje mogą przykładowo polegać na:

1. przeprowadzeniu dodatkowych szkoleń;
2. zmiany procesu, lub praktyki obowiązującej w Podmiocie;
3. zastosowaniu kar porządkowych;
4. rozwiązania stosunku pracy;

9. Jednostka wyznaczona do podejmowania działań następczych przekazuje sygnaliście informacje zwrotne w terminie nie dłuższym niż 3 miesiące od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego, lub – w przypadku, gdy przyjęcie zgłoszenia nie zostało potwierdzone – w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy podać informację zwrotną. W uzasadnionych przypadkach termin prowadzonego postępowania może zostać wydłużony, o czym należy o tym poinformować sygnalistę przed upływem 3 miesięcznego terminu.
10. Jednostka wyznaczona do podejmowania działań następczych prowadzi rejestr naruszeń według wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do Polityki.
11. Wszelka dokumentacja związana ze sprawą podlega archiwizacji wraz z rejestrem. Wszystkie rejestry i dokumenty są archiwizowane i używane w sposób, który uniemożliwia dostęp do tych dokumentów osobom nieupoważnionym, lub z zasady upoważnionym, ale których dotyczy zgłoszenie.

7. zgłoszenia zewnętrzne i ujawnienia publiczne

1. Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.  W pierwszej kolejności sygnalista powinien jednak rozważyć dokonanie zgłoszenia wewnętrznego, chyba że uważa ze naruszeniu prawa nie można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej Podmiotu, lub że zachodzi ryzyko działań odwetowych.
2. Sygnalista może dokonać ujawnienia publicznego. Ujawnienie publiczne jest jednak procedurą wyjątkową, która znajduje zastosowanie jedynie w bardzo ograniczonych przypadkach.
3. Postępowanie w przedmiocie zgłoszeń wewnętrznych i warunki, pod jakimi można dokonać ujawnienia publicznego, określa Dyrektywa i Ustawa.

8. Postanowienia końcowe

1. Politykę udostępnia się pracownikom, współpracownikom Podmiotu, a także kandydatom do pracy w Podmiocie i kontrahentom. Polityka jest w każdym czasie dostępna na stronie internetowej www.zapolex.pl. 
2. Jakiekolwiek postanowienia Polityki pozostają bez uszczerbku dla praw i obowiązków wynikających Dyrektywy.
3. Postanowienia Polityki nie wyłączają przepisów odrębnych przewidujących szczególny tryb zgłaszania naruszeń prawa, w tym rozpatrywanie informacji o naruszeniu prawa zgłoszonych anonimowo.
4. W przypadku wejścia w życie Ustawy postanowienia Polityki stosuje się jak dotychczas, chyba że postanowienia Polityki są sprzeczne Ustawą, lub jakimikolwiek przepisami wykonawczymi do Ustawy. Do czasu wprowadzenia odpowiednich zmian wynikających z nowych przepisów prawa do treści niniejszej Polityki, stosuje się nowe przepisy z pominięciem postanowień Polityki.
5. Podmiot monitoruje i dokonuje regularnego przeglądu Polityki i wprowadza niezbędne zmiany w celu zapewnienia jej stosowania w sposób sprawiedliwy, spójny i skuteczny.
6. Polityka jest przechowywana w wersji elektronicznej oraz w wersji papierowej w siedzibie Podmiotu
7. Każdy może zapoznać się z treścią Polityki w każdym czasie.

Zatwierdzam – Jolanta Polkowska
 Prezes Zarządu TZG Zapolex                                                                                                                                                                                        www.sowaip.pl